Efektywność to obok elastyczności i kreatywności jedno z najbardziej wyświechtanych pojęć przewijających się w dyskusjach na temat rynku pracy. Choć często jest ono pustosłowiem, w praktyce rzeczywiście trzeba o nią dbać. Jak poprawić wyniki swoich podwładnych? Nic nie wyjaśni tego lepiej niż ten poradnik dla pracodawców.
Efektywna praca, czyli jaka? Sposoby zwiększenia wydajności pracowników
Zwiększenie własnej wydajności być może nie jest takie proste, ale na pewno łatwiejsze niż poprawa produktywności osób, którymi się zarządza. Co jest tego powodem? W przypadku niektórych sposobów nie może obejść się bez inwestycji. Jeśli to możliwe, warto jednak wygospodarować pieniądze na ten cel. Istnieje duża szansa, że dzięki temu w przyszłości firma zacznie przynosić większe dochody niż dotychczas. Co trzeba zaplanować? Do skutecznych działań należą:
- organizacja szkoleń dla kadry kierowniczej;
- aranżacja miejsca pracy poprawiająca komfort wykonywania obowiązków;
- regularna wymiana sprzętu i wykorzystywanie programów do organizacji pracy;
- planowanie budżetu z uwzględnieniem rosnących kosztów zatrudnienia;
- określanie ram rozwoju zawodowego zatrudnionych osób.
Atmosfera w pracy i zarządzanie a efektywność pracowników
W prowadzonych od lat badaniach* agencje doradztwa HR takie jak Sedlak & Sedlak wskazują, że dobre relacje z innymi pracownikami i przełożonymi mają kluczowy wpływ na produktywność. W zgranym zespole stosunki między zatrudnionymi osobami są mniej formalne, a to znacząco poprawia wymianę informacji, gotowość do wzajemnej pomoc w razie potrzeby i finalnie wykonywanie zadań.
Na poczucie zadowolenia z samego faktu bycia częścią firmy wpływ ma także zarządzanie. Niejasny podział obowiązków, nierówne traktowanie czy choćby zwykły brak kultury to przyczyny decydujące nieraz nawet o zmianie pracy. Co w związku z tym powinien robić szef? Zadbać nie tylko o imprezy integracyjne, ale przede wszystkim zachęcać pracowników do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami. Szczery feedback ułatwi planowanie i przygotowywanie cyklicznych szkoleń poprawiających umiejętności zarządzania i komunikacji kadry menadżerskiej.
Dobór miejsca pracy do potrzeb osób zatrudnionych
Rok 2020 chyba już na zawsze zmienił oblicze rynku pracy. Nie wszędzie jednak cała firma pracuje zdalnie. Wszędzie tam, gdzie nadal obowiązki wykonuje się stacjonarnie, warto zadbać o to, by zatrudnionym osobom pracowało się przyjemnie. Jak wielkie ma to znaczenie? Wystarczy spytać znajomych pracowników korporacji, którzy ani myślą wracać do open space’ów.
W aranżacji przestrzeni biurowej nie trzeba posuwać się do rozmachu tak lubianego przez największe koncerny. Nawet jeśli w danej firmie są wystarczające środki, obejdzie się bez ekstrawagancji typu salon manicure specjalnie dla zatrudnionych. Już samo podzielenie ściankami z regipsu dużej przestrzeni na przytulniejsze, mniejsze pomieszczenia pozytywnie wpłynie na nastroje pracowników.
Warto zastanowić się też nad przemalowaniem ścian. Biuro to nie szpital, wnętrze nie musi być więc białe i surowe. Dobrym pomysłem jest też wprowadzenie zieleni w postaci niewielkich roślin doniczkowych. Sztuka planowania to bowiem nie tylko umiejętność uporządkowania pracy swojej i swoich podwładnych, ale także zorganizowania przestrzeni biurowej!
Wykorzystanie technologii w przedsiębiorstwie
Tak jak do polepszenia warunków pracy nie potrzeba budowania pola golfowego w firmie, tak i w korzystaniu z nowych technologii nie potrzeba inwestycji w sprzęt rodem z NASA. Do tego, by pracownicy byli bardziej produktywni, wystarczy regularna wymiana elektroniki. Już nowy laptop z szybszym procesorem pozwoli spędzić nad danym zadaniem mniej czasu. Zaoszczędzone minuty w ciągu dnia, a tym bardziej miesiąca skumulują się w godziny, które będzie można wykorzystać do wykonania innych czynności.
W poprawie efektywności pracy pomocą służą też programy do zarządzania zadaniami. Co ciekawe, choć zastosowanie ich wydaje się oczywiste, w wielu firmach różnej wielkości o wielu obowiązkach pracownicy muszą po prostu pamiętać. W przypadku dodatkowych, nierutynowych czynności potrafią jednak wylecieć one z głowy. Co gorsza, bez platformy do organizowania pracy nie ma mowy o priorytetyzacji zadań. Poza tym, jak planować bez… narzędzia do planowania?
Motywacja finansowa – nieodłączny element zwiększania efektywności
W sztuce planowania nie może oczywiście zabraknąć miejsca na przewidywanie budżetu firmy. Na podjęcie równej walki z konkurencją, pozyskanie nowych klientów i ogólne szanse rozwoju wpływ mają wydatki na pensje. Te zaś, z wielu przyczyn, stale rosną. Co więcej, będą coraz wyższe, na co wpływ mają m.in. podwyżki cen energii i pogarszająca się sytuacja na rynku mieszkaniowym. Rosnące koszty utrzymania powodują, że pracownicy będą nie tylko chcieli, ale wręcz musieli zarabiać więcej.
Na większe zmiany w krajowej i światowej ekonomii niestety raczej nie ma co liczyć. W związku z tym najlepiej jak najszybciej zaplanować system cyklicznych podwyżek inflacyjnych. W ten sposób pracodawcy będzie łatwiej zaplanować budżet na kolejny rok. Innymi słowy, jeszcze nim on nastanie, właściciel firmy wie, ile przyjdzie mu wydać na pensje. Dzięki temu z góry zna przyszłe możliwości finansowe swojego przedsiębiorstwa, co pozwoli zaplanować inwestycje, kampanię reklamową czy określić środki przeznaczone na zatrudnienie nowych osób.
Uprzednie zaplanowanie podwyżek nie zawsze przełoży się na całkowity brak wniosków o podwyższenie wynagrodzenia. Takie sytuacje może jednak ograniczyć. O tym, jak jest to ważne, świadczą choćby badania Leanpassion** – firmy z sektora doradztwa biznesowego. Z jej ankiet wynika, że z powodu zbyt niskiej pensji niezadowolenie odczuwa 44% zatrudnionych. Do czego to prowadzi? Do rotacji pracowników, a finalnie konieczności wydania pieniędzy na rekrutacje nowych i ich szkolenia. W rezultacie przedsiębiorca często ponosi jeszcze wyższe koszty niż te, które generują podwyżki inflacyjne.
Tworzenie klarownych ścieżek rozwoju zawodowego
Nie we wszystkich branżach wypłaty są niskie, a i tak pracownicy są skłonni zmienić miejsce zatrudnienia. Na ten aspekt szczególną uwagę powinni zwrócić przedsiębiorcy zatrudniający specjalistów. Takie osoby są pierwsze do znalezienia nowego pracodawcy, jeśli obecny nie daje im nadziei na rozwój kompetencji i awanse. Ogólny odsetek pracowników zastanawiający się nad przejściem do innej firmy z tego powodu to, zgodnie z badaniami*** przeprowadzonymi przez Randstad, aż 45%.
Co robić w tej sytuacji? Czasem nie da się zdziałać nic, zwłaszcza jeśli prowadzi się małą działalność. W takim przypadku pozostaje polegać na skuteczności motywacji finansowej. Osoby prowadzące już dużą działalność mogą jednak nakreślić plan ścieżek kariery dla poszczególnych stanowisk. Zysk z takiego posunięcia będzie podwójny. Po pierwsze zwiększy się mobilizacja wśród już zatrudnionych. Oprócz tego łatwiejsze stanie się przekonywanie kandydatów do pracy, że to właśnie w tej firmie znajdą najlepsze warunki do rozwoju swojej kariery.
* Ogólnopolskie Badania Satysfakcji z Pracy dostępne na stronie https://badaniahr.pl/biblioteka/czy-lubimy-swoja-pracepodsumowanie-i-ogolnopolskiego-badania-satysfakcji-z-pracy
** Dane pochodzą z artykułu pt. Jak ograniczyć rotację, kiedy nie stać Cię na ciągłe podwyżki ze strony https://leanpassion.pl/blog/jak-ograniczyc-rotacje-kiedy-nie-stac-cie-na-ciagle-podwyzki/#wynagrodzenie
***Wyniki badań opublikowane na stronie https://www.randstad.pl/o-randstad/dla-mediow/press/badanie-randstad-dla-wlasnej-satysfakcji-i-szans-na-wyzsze/