Bywa, że zadań do wykonania jest zbyt dużo, a czasu za mało. Co zrobić, żeby uniknąć nadgodzin? Najlepiej przyswoić sobie skuteczne praktyki ułatwiające skupienie się i przestrzeganie terminów. Minuta po minucie uda się skrócić dzień pracy. Oto kilka porad, które umożliwią osiągnięcie tego celu.
Wpływ miejsca pracy na produktywność
Magazynierzy, kierowcy czy nauczyciele nie mają pewnego luksusu przysługującego pracownikom biurowym. Mowa oczywiście o możliwości wyboru między wykonywaniem obowiązków z siedziby firmy lub z domu. Choć w poszczególnych przedsiębiorstwach zakres pracy zdalnej bywa różny, sama jej dostępność stała się standardem. Z tego przywileju jednak nie zawsze warto korzystać.
Wszelkie badania na temat efektywności pracy zdalnej prowadzą do zaskakujących wyników. Wśród pracowników zdecydowana większość uważa, że w domu robią więcej niż w biurze. Pracodawcy mają na ten temat odmienne zdanie. W takim razie, kto ma rację – około 80% zatrudnionych czy podobny odsetek szefów? Na to pytanie najlepiej szczerze odpowiedzieć sobie samemu.
Co przeszkadza, a co nie utrudnia pracy zdalnej?
Praca z domu może stać się wydajna, jeśli wyeliminuje się wykonywanie części dodatkowych czynności. Rozwieszenie prania czy wyprowadzenie psa na spacer nie jest przeszkodą w utrzymaniu wydajności. Krótka przerwa od zadań służbowych wręcz się przyda. Gotowanie czy sprzątanie należy odłożyć na później. Jeśli ograniczanie zajęć niezwiązanych z działalnością zawodową się nie udaje, nie ma rady – trzeba wrócić do biura.
Kiedy praca z biura sprzyja wydajności, a kiedy nie?
Wiele osób zauważa u siebie odwrotną prawidłowość. Hałas w open space, rozpraszające uwagę rozmowy innych osób itp. to czynniki, które są dobrym powodem, by spróbować wykonywania obowiązków zdalnie. A przynajmniej hybrydowo. W szczególności pracownicy o długim stażu, czyli Ci przyzwyczajeni do przebywania w siedzibie firmy, mają szansę przekonać się o potencjale, jaki daje praca z domu.
Porządek w miejscu pracy a efektywność
Twórczy chaos niektórym ludziom pomaga w utrzymaniu właściwej wydajności. Natomiast wiele osób nie jest w stanie się odnaleźć, gdy bez przerwy muszą czegoś szukać. Co ważne, nie chodzi o stanowisko pracy. Na biurku raczej nie znajduje się więcej niż sprzęt elektroniczny i kilka osobistych przedmiotów. Dużo więcej dzieje się za to na pulpicie, czyli faktycznym miejscu wykonywania obowiązków.
Już po kilku miesiącach na ekranie startowym może powstać nieporządek. W takiej sytuacji warto zacząć od przejrzenia zasobów dysku i pogrupowania plików w kategorie. Stąd już prosta droga do umieszczenia wszystkich potrzebnych elementów w folderach i podfolderach. Przy okazji uda się znaleźć sporo dokumentów i innych danych, nadających się już do usunięcia. Jak widać, do lepszego zarządzania czasem w pracy, wystarczają proste metody!
Skuteczne metody zarządzania czasem pracy
Gdy miejsce pracy zostało wybrane, a pulpit i dysk komputera uporządkowany, można przejść do zarządzania konkretnymi zadaniami. Służy temu organizacja czasu oraz priorytetyzacja. W stworzeniu harmonogramu rzeczy do zrobienia pomoże każda z czterech metod:
- Pomodoro;
- Eisenhowera;
- GTD;
- Pareta.
Metoda Pomodoro
Pomodoro to prosta technika, która polega na wyznaczaniu sobie regularnych okresów wytężonej pracy i rozdzielających je przerw. W tym modelu po każdych 25 minutach spędzonych na wykonywaniu zobowiązań należy zrobić sobie 5 minut przerwy.
Macierz Eisenhowera
W tej metodzie należy skupić się nie na czasie, ale ważności zadania. W tym celu trzeba rozpisać cele do osiągnięcia na:
- pilne i ważne;
- pilne i nieważne;
- niepilne i ważne;
- niepilne i nieważne.
Technika GTD
Getting Things Done, czyli doprowadzanie zadań do końca. To metoda, której nazwa mówi wszystko. Jej cel polega na wykonywaniu kolejnych etapów pracy pojedynczo. W ten sposób uda się uniknąć multitaskingu, a więc robienia kilku rzeczy naraz. Wbrew pozorom to właśnie skupienie się na jednej czynności pozwoli zaoszczędzić czas, a nie działanie na kilku płaszczyznach jednocześnie.
Reguła Pareta
Metoda podobna do macierzy Eisenhowera. W tym przypadku przyjmuje się założenie, że 20% najważniejszych zadań daje 80% efektów. Innymi słowy, należy wybrać najważniejsze czynności i na nich skupić zdecydowaną większość wysiłku. Na pozostałe wystarczy przeznaczyć tylko chwilę, możliwie jak najkrótszą.
Rozpraszacze obniżające wydajność
W każdym miejscu pracy zagrożeniem dla własnej wydajności są czynności zupełnie niezwiązane z wyznaczonym celem. Jeden z takich rozpraszaczy to media społecznościowe. Skupienie zakłócają też rozmowy prowadzone poprzez komunikatory.
Jak odłożyć na później przeglądanie kolejnych postów i komentarzy? Najlepiej schować smartfon do szuflady. Nie należy też logować się na prywatne profile w social media na firmowym komputerze. Jeśli to nie pomaga, a pracuje się w biurze, warto się zastanowić nad nieoczywistym rozwiązaniem – zostawieniem smartfona w domu. Do kontaktu z rodziną i współpracownikami można kupić prosty telefon komórkowy.